Huisreglement
Informatief
Feestzalen Patronaat Mere zijn eigendom van de vzw Parochiale Werken Mere.
Iedere gebruiker zal 'als een goede huisvader' zorg dragen voor de gebruikte ruimten.
1. Onderwerp van het huurcontract / huisreglement:
1.1. Eigenaar:
Vzw Parochiale Werken Mere (hierna genoemd "de vzw") treedt op als eigenaar van het onroerend goed.
1.2. Zalen:
De feestzalen bestaan uit een grote zaal, een foyer met toog, keuken, berging, sanitaire ruimten en voortuin.
1.3. Verantwoordelijke gebruiker:
De persoon die één of meerdere ruimten wil gebruiken, is verantwoordelijk voor de verdere uitvoering van de afspraken, hetzij in persoonlijke naam, hetzij als vertegenwoordiger van een vereniging of als rechtspersoon.
1.4. Huisreglement:
Dit huisreglement, dat onlosmakelijk verbonden is met het gebruiksrecht, is een instrument om het gebruik van de feestzalen toe te lichten en strikt te reglementeren. Het is een leidraad bij het gebruik. Door het reserveren van één of meerdere ruimtes en de betaling van het voorschot aanvaardt de gebruiker de bepalingen vermeld in dit huisreglement. Hij verbindt er zich toe deze te respecteren.
1.5. Christelijk karakter:
De eigenaar eist van de gebruiker dat het christelijk karakter van de ruimten geëerbiedigd wordt.
Het niet naleven van de bepalingen in dit huisreglement kan er toe leiden dat in de toekomst het gebruik van de zalen aan de overtreder wordt ontzegd.
2. Overdracht en onderverhuring:
De gebruiker heeft geen toelating om zijn rechten over te dragen of de zalen ter beschikking te stellen aan derden.
3. Boekingen:
Zowel de beschikbaarheid van de zalen als alle informatie met betrekking tot het gebruik van de zalen is terug te vinden op onze website www.patronaatmere.be.
3.1. De gebruikstarieven en dranktarieven worden hierna besproken, respectievelijk in punt 6 en 7.
3.2. Indien u de zalen wenst te bezichtigen kan dit gebeuren op afspraak.
3.3. De procedure bij het vastleggen van de zalen verloopt als volgt:
- Vul het reservatieformulier in op de website www.patronaatmere.be.
- De zaal wordt 'gereserveerd' (= optie nemen).
- Er wordt een afspraak gemaakt om het huisreglement te overlopen.
- De reservatie gaat pas effectief in nadat de verschuldigde waarborg van de zalen ontvangen is op rekening BE29 4374 1656 9164 van Vzw Parochiale Werken Mere, dit binnen de 10 (tien) werkdagen na de bevestiging van de reservatie.
- Als er geen gelden ontvangen zijn op de rekening van de eigenaar binnen de gestelde periode, wordt de reservering eenzijdig en onmiddellijk verbroken. De zalen zijn dan terug beschikbaar voor gebruik.
3.4. De foyer wordt niet ter beschikking gesteld voor fuiven of feesten met discobar of zware muziekinstallaties, dit om geluidsoverlast te beperken.
4. Betalingen:
4.1. De reservatie wordt pas effectief na het ontvangen van de waarborg op de rekening van de eigenaar. Dit binnen de 10 (tien) werkdagen na het bevestigen van de reservatie (cfr. punt 3.3.).
De waarborg bedraagt 300 euro voor personen, bedrijven of verenigingen van Erpe-Mere. Voor wie van buiten Erpe-Mere afkomstig is, bedraagt de waarborg 500 euro. Verenigingen die lid zijn van de Algemene Vergadering dienen geen waarborg te betalen.
4.2. Na afloop van de activiteit zal een factuur worden gemaakt waarop het reeds betaalde bedrag aan waarborg in mindering zal worden gebracht (zie punt 10). Dit resterende bedrag wordt eveneens betaald via overschrijving op de bovenvermelde bankrekening. Alle bedragen zijn met btw inbegrepen.
5. Annulering:
5.1. De gebruiker kan de reservering opzeggen binnen de 3 weken na ontvangst van de bevestiging van de reservering. Het al ontvangen bedrag zal teruggestort worden. Als de annulering gebeurt tijdens de laatste 3 maanden voorafgaand aan de datum van het gebruik van de ruimte(s), heeft de gebruiker geen recht op een terugbetaling van de al betaalde bedragen.
5.2. Bij het reserveren van één of meerdere ruimten dient de gebruiker duidelijk en correct aan te geven waarvoor de ruimten zullen worden gebruikt. Indien wordt vastgesteld dat de gebruiker onjuiste of misleidende informatie verstrekt met betrekking tot de huur of het gebruik van de ruimten, behoudt de eigenaar zich het recht voor de reservering of overeenkomst eenzijdig te verbreken, zonder aansprakelijk te kunnen worden gesteld voor eventuele schade geleden door de gebruiker. Reeds ontvangen gelden blijven in dat geval eigendom van de eigenaar. Daarnaast behoudt de eigenaar zich het recht voor om van de gebruiker een provisionele schadevergoeding van € 10.000,00 te eisen wegens geleden imagoschade.
5.3. Ingeval een reservering niet kan doorgaan door omstandigheden buiten de wil van de eigenaar om (overmacht), kan door de gebruiker geen schadevergoeding worden geëist. In voorkomend geval zal het al betaalde voorschot onmiddellijk en volledig worden terugbetaald.
6. Gebruikstarieven:
6.1. De gebruikstarieven die van toepassing zijn bij de reservering zijn deze die meegestuurd worden met de bevestigingsmail.
6.2. Rouwtafels:
Reservaties voor rouwtafels worden gedaan door de familie van de overledene of door de begrafenisondernemer. De eigenaar of de begrafenisondernemer verzorgt in overleg met de familie de organisatie van de rouwmaaltijd. De financiële afhandeling wordt geregeld tussen de familie en de eigenaar of tussen de begrafenisondernemer en de eigenaar.
6.3. Onderhoud van de zalen:
Na het gebruik van de zaal worden de stoelen en de tafels teruggeplaatst conform het schema ter plaatse. De gebruiker dient er zelf voor te zorgen dat de ruimten proper worden achtergelaten. De eigenaar zal een extra kost aanrekenen indien de ruimten niet proper werden achtergelaten (uurtarief van 24,20 €). De huurder kan ervoor kiezen om het dweilen/schuren van de vloeren in de zalen en de keuken niet zelf uit te voeren (zie tarieven op de website www.patronaatmere.be). De overige schoonmaaktaken blijven echter ten laste van de huurder, waaronder het vegen van de vloeren.
6.4. Afval: Er wordt na de activiteit geen afval achtergelaten. Achtergebleven afval zal worden aangerekend (8,00 € per zak, zie ook punt 9.12).
6.5. Vergaderingen:
Onder vergadering wordt verstaan de samenkomst van leden van een vereniging/onderneming/organisatie of individuen die in het teken staat om hun activiteiten te beheren of te informeren.
Ter info: enige andere vorm van samenkomst zoals maaltijden, sport, spel, demonstraties, inkomstactiviteiten, repetities, opbouw zaal, … (deze lijst is geen limitatieve opsomming van activiteiten) worden niet aanzien als vergadering en zijn steeds betalend.
Vergaderingen gehouden buiten het weekend (= zaterdag en zondag) of feestdagen zijn gratis als ze doorgaan in de foyer. Voor vergaderingen die op een ander tijdstip plaatsvinden of in de grote zaal doorgaan, wordt een vergoeding aangerekend. Zie hiervoor het overzicht van de tarieven op de website www.patronaatmere.be.
6.6. Verenigingen lid van de Algemene Vergadering:
'Verenigingen lid van de Algemene Vergadering' zijn die verenigingen die in overleg met de vzw mee instaan voor de organisatie, uitvoering en het welslagen van het jaarlijkse Parochierestaurant tijdens het eerste volle weekend van december (zie agenda). Deze verenigingen maken meermaals gebruik van de zalen voor diverse activiteiten.
6.7. Keuken (warme en koude keuken):
De keuken is steeds betalend (zie tarieven) van zodra er gebruik gemaakt wordt van de aanwezige toestellen en materialen (borden, bestek, …). We spreken van warme keuken zodra de ovens, steamer of gas- of inductievuren gebruikt worden.
! Let op: bij gebruik van de warme keuken moet steeds de dampkap opgezet worden. Anders kan het automatisch brandblussysteem geactiveerd worden. De steamer mag enkel door professionelen gebruikt worden.
Geef bij de reservering steeds mee of je gebruik wenst te maken van de keuken.
7. Dranktarieven:
7.1. De drankprijzen die zullen worden aangerekend op de factuur zijn steeds deze die van toepassing zijn op datum van de activiteit, niet deze op datum van de reservering. Prijsaanpassingen gebeuren enkel wanneer de officiële (bier)handelsprijzen worden gewijzigd.
7.2. Geopende vaten en flessen worden volledig aangerekend. Er mogen in geen geval vaten, bakken of flessen het gebouw verlaten.
7.3. De inventaris van de aanwezige dranken wordt vóór en na de activiteit uitgevoerd door de verantwoordelijke van de eigenaar.
7.4. Omwille van de leveringsovereenkomst met de drankhandelaar is er een verplichte afname van bieren en frisdranken (cfr. drankenlijst op onze website). Dranken die niet op de bestelbon van de eigenaar staan, mogen slechts geschonken worden mits uitdrukkelijke toestemming van de eigenaar. Bij het niet naleven hiervan zal de eigenaar een stopselrecht van € 2,00 aanrekenen per aanwezige persoon op de eindafrekening en kan voor een volgende activiteit de reservering worden geweigerd. De voorgestelde wijnkaart is vrijblijvend.
7.5. Als gebruik wordt gemaakt van de frigo's dienen deze na gebruik te worden geledigd, gereinigd en uitgeschakeld. Indien dit niet werd uitgevoerd wordt eenzelfde tarief aangerekend als voor het niet kuisen. Het leeggoed dient terug in de correcte bakken te worden geplaatst. Complete bakken leeggoed worden na afloop van de verhuring aan de toog geplaatst. De glazen dienen te worden afgewassen (gebruik warm water en product), netjes afgedroogd (voorzie voldoende droge handdoeken) en terug op de bestemde plaats te worden gezet. Glazen worden nooit in de vaatwasser afgewassen.
7.6. Bij vergaderingen worden de consumpties verzorgd door de uitbater van het café. Na de vergadering wordt het verschuldigde bedrag rechtstreeks met de uitbater afgerekend in het café. Maak hierover vooraf duidelijke afspraken met de uitbater.
7.7. Er is geen vergunning voor sterke dranken. Het gebruik hiervan is dus verboden bij openbare evenementen en is enkel toegelaten voor privéfeesten. Bij overtredingen door de gebruiker kan de eigenaar niet verantwoordelijk gesteld worden.
7.8. De eigenaar kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor een eventueel dranktekort tijdens een activiteit.
7.9. Bij bestellingen van grote hoeveelheden dranken (> 500 Euro) kan de eigenaar een extra voorschot vragen van 50 %.
8. Vóór de activiteit:
8.1. De huurder is zelf verantwoordelijk voor het correct regelen van auteursrechten en andere muzieklicenties (zoals SABAM) voor muziek die tijdens het evenement wordt afgespeeld. Evenementen die een SABAM-vergoeding vereisen: alle activiteiten waarbij openbare muziek wordt afgespeeld voor een groep mensen vallen onder de auteursrechten. Een familiefeest op uitnodiging in een privécontext kan soms worden beschouwd als privégebruik en is in veel gevallen een uitzondering. Zodra er echter meerdere externe gasten aanwezig zijn of het evenement commercieel of tegen betaling georganiseerd wordt, is een SABAM-aanvraag nodig.
8.2. Een veertiental dagen voor het gebruik zal met u contact opgenomen worden om alle richtlijnen van de reservering en het huisreglement nog eens te overlopen. Als dit nog niet is gebeurd, kan dan ook de drankbestelling worden doorgegeven (zie ook punt 7.4).
8.3. De inventarisopname van de aanwezige dranken zal vóór en na de activiteit worden verricht door de verantwoordelijke van de eigenaar. Hiervoor is de aanwezigheid van de gebruiker niet vereist.
8.4. De gebruiker dient te voldoen aan de geldende wetten, decreten en politiereglementen (o.a. geluidsoverlast bij overschrijding van 90 dB, nachtlawaai na 22 u., verstoren van de openbare orde, gemeentelijke administratieve sancties).
8.5. Als de gebruiker bijkomende elektrische leidingen en toestellen gebruikt, dienen deze genormaliseerd te zijn (CE-keurmerk). Overbelasting van het elektriciteitsnetwerk is uit den boze.
8.6. De gebruiker wordt geacht de toestand van de zalen te kennen en deze te gebruiken in de toestand waarin zij zich bevinden. Eventuele tekortkomingen dienen vooraf gemeld te worden aan de eigenaar. Na het gebruik voert de eigenaar een controle uit. Schade of nalatigheden zullen gemeld worden. Beschadigingen aangebracht aan gebouw en/of inhoud tijdens het gebruik vallen ten laste van de gebruiker en moeten door hem vergoed worden tegen nieuwwaarde plus eventuele leverings- en plaatsingskosten. In de prijzen is btw inbegrepen.
9. Tijdens de activiteit:
9.1. De gebruiker dient de ruimten als een goede huisvader te beheren gedurende de periode van het gebruik. Hij is verantwoordelijk voor het beheer van de ruimten en gebeurlijke schadegevallen tijdens de activiteit.
9.2. De gebruiker dient er rekening mee te houden dat er nog andere activiteiten kunnen plaatsvinden tijdens de gebruiksperiode. Elke gebruiker dient ervoor te zorgen dat alle activiteiten behoorlijk kunnen verlopen zonder elkaar te hinderen. Het sanitair gedeelte moet voor elke gebruiker toegankelijk zijn.
9.3. Het is voor de eigenaar van primordiaal belang dat de buurtbewoners geen hinder ondervinden van de activiteiten die doorgaan in de feestzalen. Een klacht zal door de eigenaar ernstig worden genomen, en als door de politie de identiteit van de gebruiker wordt gevraagd zal deze worden vrijgegeven.
Het is dus van belang voor de gebruiker dat hij punt 8.4. goed in acht neemt. Vandalisme, zwerfvuil, etc. kan niet worden getolereerd in de buurt!
Het gebruik van de voortuin is verboden na 23h00 om hinder voor de buurtbewoners te vermijden.
9.4. Aan de eigenaar of diens afgevaardigde dient door de gebruiker te allen tijde toegang te worden verleend tot de zalen tijdens het gebruik. Dit om veiligheidsredenen, voor tussenkomst bij defecten aan installaties of ter controle van de naleving van de reglementen zoals vermeld in punt 1.4.
9.5. De eigenaar kan steeds telefonisch worden gecontacteerd als zich problemen voordoen tijdens de verhuring (0470/17.88.99). In de mate van het mogelijke zal hij (of iemand door hem aangesteld) ter plaatse komen. Dit kan echter niet worden aanzien als een contractuele verplichting.
9.6. Alle handelingen die de wettelijke voorzieningen inzake brandbeveiliging en arbeidsveiligheid in het gedrang brengen zijn verboden. Gebruik van gevaarlijke en/of ontvlambare stoffen, vuurwerk, enz. is verboden.
9.7. De doorgang naar de (nood)uitgangen mag op geen enkele manier worden belemmerd of worden afgesloten tijdens de activiteit.
9.8. Bij gebruik van de tapinstallatie en de frigo's mag door de gebruiker niets worden gewijzigd aan de instellingen.
9.9. Veranderingen aan de muziekinstallatie/beamer/monitoren en aan de opstelling ervan zijn NIET toegestaan (zie ook punt 8.6). Gebruik ervan is toegestaan voor de huurders, mits dit vooraf wordt aangevraagd en in samenspraak met de eigenaar gebeurt.
9.10. Ingevolge de wet van 22/12/2010 is het rookverbod ook van toepassing voor alle evenementen die doorgaan in de feestzalen. De gebruiker dient toe te zien op de naleving ervan. Op de koer is een asbak voorzien. Hierbij wordt wel nogmaals verwezen naar punt 8.4. betreffende geluidsoverlast.
9.11. Tafelpapier, servetten, keukenhanddoeken en vuilniszakken dienen door de gebruiker zelf te worden meegebracht.
9.12. De gebruiker laat geen afval achter, ook geen glas. Hij staat zelf in voor het verwijderen van alle afval. Achtergebleven afval zal worden aangerekend (8,00 € per zak).
9.13. Vóór het verlaten van de ruimten, dient er op volgende zaken te worden gelet:
9.13.1. Zalen: tafels worden teruggeplaatst conform het schema ter plaatse. De stoelen worden per 8 (acht) gestapeld. Gelieve tafels en stoelen niet te verschuiven maar te dragen! De vloer wordt geveegd en gedweild.
9.13.2. Keuken: reiniging van het gasfornuis, spoelbakken, toog, frigo's, borden, tassen, glazen en bestekken dienen door de gebruiker te worden uitgevoerd. Alle platte vlakken in de keuken dienen proper en vetvrij te worden achtergelaten. De gebruiker verbindt er zich toe geen vetten, sauzen e.d. in de aflopen te gieten. Bij verstopping is de gebruiker aansprakelijk en wordt de kost van ontstoppen op de gebruiker verhaald. Bij gebruik van fornuis, steamer, ovens of frituren: reinigen ervan en schuren van de vloer. Bij niet-gebruik van ovens, steamer, gas- of inductievuren of frituren: dweilen van de vloer. De huurder kan ervoor kiezen om het dweilen/schuren van de vloeren in de zalen en de keuken niet zelf uit te voeren (zie tarieven). De overige schoonmaaktaken blijven echter ten laste van de huurder, waaronder het vegen van de vloeren.
9.13.3. Het persoonlijk materiaal dient door de gebruiker onmiddellijk na de activiteit terug te worden meegenomen.
9.13.4. Breuk van glazen of keukenmateriaal zal worden aangerekend volgens de prijzen vermeld in de tarievenlijst. Gebroken keukengerei en glazen dienen op de toog te worden geplaatst. Alle prijzen zijn inclusief btw.
9.13.5. Zwerfvuil op de koer moet worden verwijderd. Afval dient te worden meegenomen.
9.13.6. Als gebruik wordt gemaakt van de koelkasten of diepvriezer, dienen deze na gebruik te worden geledigd, gereinigd en uitgeschakeld. Indien dit niet werd uitgevoerd wordt eenzelfde tarief aangerekend als voor het niet kuisen (zie punt 10.2). Het leeggoed dient terug in de correcte bakken te worden geplaatst. Complete bakken leeggoed worden na afloop van de verhuring aan de toog geplaatst.
9.13.7. De glazen dienen te worden afgewassen (gebruik warm water en product), netjes afgedroogd (voorzie voldoende droge handdoeken) en terug op de bestemde plaats te worden gezet. Glazen worden nooit in de vaatwasser afgewassen.
9.14. Bij het verlaten van de zaal wordt er op gelet dat alle deuren en ramen goed afgesloten zijn, dat de gastoevoer van het gasfornuis dichtgedraaid is. De lichten worden gedoofd.
10. Na de activiteit: De eigenaar voert controles uit na de activiteit.
10.1. De drankvoorraad wordt na de activiteit terug opgenomen door de eigenaar of zijn aangestelde.
10.2. Bij het niet kuisen door de gebruiker zal een uurtarief van 24,20 € worden aangerekend. Onder kuisen verstaan we:
Voor de zalen: opruimen toog en alles terug plaatsen op de voorbestemde plaats, vegen en dweilen van de vloer, afwassen van de tafels. Zie ook punt 9.13.
Voor de keuken: afwas, alle materiaal op de juiste plaats zetten. Bij gebruik van fornuis, steamer, ovens of frituren: reinigen ervan en schuren van de vloer, zie ook punt 9.13. Bij niet-gebruik van ovens, steamer, gas- of inductievuren of frituren: dweilen van de vloer.
10.3. Als beschadigingen aan de gebouwen, meubilair of materiaal wordt vastgesteld, wordt de gebruiker onmiddellijk op de hoogte gebracht. De herstellingswerken zullen aan de werkelijke kostprijs worden aangerekend.
10.4. De factuur zal na afloop van de activiteit zo snel mogelijk worden opgemaakt en overgemaakt aan de gebruiker.
10.5. De factuur is betaalbaar binnen de 10 (tien) dagen na datum factuur. Deze wordt betaald via overschrijving op het rekeningnummer vermeld op de factuur. Bij niet-betaling is een schadevergoeding van 15 % op het bedrag van de factuur verschuldigd, desgevallend verhoogd met alle invorderingskosten. Gerechtszaken zullen worden behandeld door de bevoegde instanties van het gerechtelijk arrondissement waaronder het Patronaat Mere valt.
11. Aansprakelijkheid:
11.1. De gebruiker is ertoe gehouden elke adreswijziging of verandering van de contactgegevens welke werden opgegeven in de reservering onmiddellijk aan de eigenaar mee te delen, dit tot op het moment dat de factuur werd opgemaakt.
11.2. De eigenaar kan noch voor ongevallen of schade toegebracht door of aan de gebruiker of derden, noch voor verlies, diefstal en beschadiging van persoonlijke eigendommen van de gebruikers aansprakelijk worden gesteld. Dit gedurende de volledige duur van de activiteit.
11.3. De gebruiker wordt aansprakelijk gesteld voor alle schade (tijdens of na de verhuring) die door hem, zijn medewerkers of zijn gasten wordt berokkend aan gebouwen, materialen en installaties.
11.4. Bij eventuele schade is de gebruiker ertoe gehouden de eigenaar onmiddellijk op de hoogte te brengen van de veroorzaakte of vastgestelde schade.
11.5. Het wordt de gebruiker ten stelligste aangeraden om te voorzien in een verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid Uitbating bij het gebruik van de ruimtes, ter dekking van gebeurlijke ongevallen, enz.
12. Privacyverklaring:
De eigenaar garandeert het respect voor de privacy van de gebruiker. De persoonsgegevens zullen in geen geval aan derden worden doorgegeven en zullen enkel worden gebruikt om de reservatie te kunnen behandelen en de eigenaar in staat te stellen om een goede uitvoering van de reservering te bewerkstelligen. Een uitzondering op deze privacyverklaring wordt gemaakt voor punt 9.3.
13. Contact:
Voor verdere vragen vóór, tijdens of na uw verblijf kan u ons steeds als volgt contacteren:
E-mail: bestuur.patronaatmere@gmail.com
Patrofoon: 0470/17.88.99